電話代行は“採用活動”でも使える？応募者対応・面接調整・応募増加に役立つ活用法ガイド

採用における「電話対応の悩み」とは

採用活動といえば、求人掲載・書類選考・面接対応…とやることが山積みですが、
その裏側で**意外に見落とされがちなのが「応募者からの電話対応」**です。

この章では、採用現場で起きやすい電話にまつわる課題と、なぜそれが“採用成果”に直結するのかを整理します。

応募者からの電話は突然かかってくる

求人を出せば、当然応募者や求職者からの問い合わせがあります。
とくに中小企業・個人事業主・店舗系ビジネスでは、メールよりも電話での問い合わせが多い傾向があります。

よくある応募電話の内容例
「応募したいのですが、まだ募集していますか？」
「面接の時間を変更してもらえますか？」
「応募フォームを送信したけど、届いてますか？」
「仕事内容について直接確認したいのですが…」

→ こうした“軽い確認”や“ちょっとした相談”を、誰が・いつ・どうやって対応するかが決まっていないと、対応が遅れたり漏れたりします。

対応の遅れやミスは「応募辞退」につながる

採用は“スピードが命”です。
最初の対応が遅れると、以下のようなリスクが発生します。

対応状況	応募者が抱く印象
電話に出ない	「この会社、大丈夫かな？」「感じ悪いな」
折返しが遅い	「他の会社に決めよう」「急いでるのに連絡が来ない」
応対が曖昧・ぶっきらぼう	「雰囲気が悪そう」「ブラックっぽい…」

→ 採用は“ファーストコンタクトで勝負が決まる”世界。
この段階で印象が悪くなると、そもそも面接に来てもらえないのです。

現場に任せきりだと負担が大きすぎる

採用担当者が専任でいればよいですが、現実には…

• 店長が面接も電話対応もしている
• 総務が他の業務の合間に受けている
• 応募受付窓口が不在のときは放置されてしまう

というような状況も多く、業務に支障をきたしたり、対応がバラバラになるケースもあります。

そもそも「応募者＝お客様」と考えるべき時代に

特に人材が集まりにくい現在、企業は“選ばれる立場”にあるとも言えます。
応募者との最初の接点である電話対応が雑だと、

• 「ここは人を大事にしない会社だ」
• 「組織としての印象が良くない」

と思われてしまい、優秀な人材ほど離れていく傾向にあります。

応募者対応の電話は“採用力”に直結する時代へ

採用における電話対応の課題	それが引き起こすリスク
突然の応募電話に対応できない	応募機会の取りこぼし／候補者の離脱
応対スピードや印象が悪い	「この会社は対応が雑」という印象からの辞退
対応する人がいない・分散している	情報共有ミス／ダブルブッキング／折返し忘れなどのトラブル

次章では、こうした採用電話の課題を電話代行に任せるとどう変わるのか？
その具体的なメリットと成果を解説していきます。

応募対応を電話代行に任せると何が変わるのか

採用活動における電話対応は、「対応の手間」だけでなく、「応募者との最初の接点＝印象づくり」という極めて重要な役割を持っています。
その対応を電話代行に任せることで何がどう変わるのか、この章で具体的に解説していきます。

応募者からの電話を“逃さず”受けられるようになる

電話代行を導入すれば、平日の日中や忙しい時間帯でも、応募者からの電話を確実にキャッチできます。

Before	After（電話代行導入後）
面接中で出られず、折返しも遅れる	応募者の名前・連絡先・用件がすぐに通知される
繁忙時間帯は放置・着信履歴だけ残る	常に誰かが対応 → 折返しのきっかけを失わない
営業電話か応募者か分からず無視してしまう	代行がフィルタリング → 応募者のみ即時通知される

→ “応募者からの電話だけを漏れなく拾える環境”ができあがります。

応募者に「きちんとした会社」の印象を与えられる

電話代行のオペレーターは、あらかじめ設定したスクリプトに沿って丁寧に応対します。
そのため、応募者は以下のように感じやすくなります。

電話の印象	応募者の心理変化
丁寧な受付があった	「安心して応募できる会社だ」
要点を整理して聞いてくれた	「無駄がなく、組織としてしっかりしている」
折返し対応がスムーズだった	「誠実に対応してくれる職場だと感じた」

→ 特に未経験者や若年層は、「第一声の印象」で応募を決めるケースも多いため、
“信頼感”を作る最初の導線として機能するのです。

採用担当者が本来の業務に集中できる

応募者対応の電話は、内容自体は短くても対応タイミングや頻度が業務の妨げになりがちです。
電話代行を導入すれば：

• 電話に出る必要がなくなる
• 内容をまとめた通知を後から確認できる
• 必要な折返しだけを自分のタイミングで行える

→ 結果として、採用担当者や店長が面接準備・掲載業務・選考の質向上などに集中できるようになります。

書類ミス・面接ダブルブッキングなどの人為ミスも防げる

電話代行を活用することで、通話記録・通知ログがすべて残るため、以下のようなミスを防ぐことができます。

ミス例	電話代行導入による改善効果
面接日を間違えて伝えてしまった	代行が正確に記録 → 共有シートで全員が同じ情報を参照できる
応募者名を聞き間違えて記入ミス	代行オペレーターが確認 → 正確な通知内容になる
誰が折返しすべきか分からなくなる	通知に担当者欄・希望時間・要件が明記される

→ 「言った／聞いてない」のトラブルが減り、社内の連携精度も向上します。

電話代行は“採用インフラの一部”になり得る

変化した点	得られる効果
応募者からの電話を確実に受け取れる	機会損失・取りこぼしの防止
応対の品質が一定になる	応募者に好印象を与え、“選ばれる側”としての信頼感が増す
業務の分担が明確になる	採用担当が本来の業務に集中でき、効率と対応品質が向上
情報の可視化・共有がしやすくなる	ダブル対応や確認ミスを予防し、社内連携がスムーズに機能する

次章では、もう一歩踏み込んで、「面接調整・日程管理」を電話代行でどこまで任せられるのか？
その範囲と設計方法を具体的に解説していきます。

面接調整・日程管理はどこまで任せられる？

応募対応の中でも特に実務的なやりとりとなるのが「面接日時の調整」や「日程変更の受付」です。
この章では、電話代行にどこまで任せられるのか、実現可能な運用範囲と設計のポイントを具体的に紹介します。

面接調整の3つのフェーズ

応募から面接までの流れは、大きく次の3段階に分かれます。

1. 応募者からの日程希望の連絡
2. 企業側の候補日とすり合わせ（調整）
3. 決定した日時の確定・通知

→ 電話代行はこの中で、フェーズ①・②の一部までをカバーできます。

電話代行で“できること”

項目	対応可能な内容
面接希望日を聞き取る	応募者の希望日・時間帯を丁寧にヒアリング
企業側が設定した面接候補日を伝える	「火・木の午後が空いています」など、事前に設定されたスケジュールを伝達
日程変更希望の受付	「別日でお願いしたい」という要望を記録・共有
内容を整理して通知	スプレッドシートやメールで担当者へ共有（Slackも可）

→ 代行が「橋渡し役」として一次対応を担い、社内での対応負荷を減らすことが可能です。

電話代行では“できないこと”

NG項目	理由
カレンダー連携による自動予約	多くの電話代行サービスは外部システムと連携不可
担当者のスケジュールをリアルタイムで判断	権限やシステム制限によりその場での調整はできないケースが大半
面接場所や形式の即時変更対応	担当者判断が必要なため、オペレーターでは答えられないことが多い

→ 完全な“日程調整の自動化”ではなく、受付・記録・通知に限定するのが現実的です。

実践的な運用方法：企業側が用意すべきもの

電話代行で面接調整をうまく運用するためには、以下の「事前準備」が不可欠です。

準備項目	内容例
面接対応可能な曜日・時間	毎週火・木の14時〜17時のみ など、枠を固定しておく
面接形式の事前指定	オンライン／来社／電話面接など、応募者に伝える形式を明記
受付内容のテンプレート	「希望日を第2希望まで伺ってください」など、オペレーターへの指示を明確化
通知フォーマットの設定	Googleスプレッドシート／メール／Slack通知など、自社に合う形を整備

→ これにより、「代行でも正確に案内・記録できる範囲」を最大化できます。

システム連携とのハイブリッド運用も有効

Googleカレンダーや予約フォームと連携している場合は、
電話代行に「フォーム誘導スクリプト」を組み込むことで“誘導＋受付”の二段構えも可能です。

例：

「面接のご予約は、専用の予約フォームからご入力をお願いしております。ご案内いたしますので、少々お待ちください…」

→ こうすることで、電話で問い合わせる層／ネットで済ませたい層のどちらにも対応できる設計になります。

電話代行は“面接調整の入口役”として有効

任せられる業務	社内が得られるメリット
面接希望日時の聞き取り・伝達	担当者の手間を省き、対応忘れ・ミスのリスクを軽減できる
面接候補日の提示	スケジュール枠を明確にしておくことで、一定の調整までは代行対応が可能
日程変更・辞退の一次受付	顧客対応と同様に、応募者にも「丁寧な印象」を与えることができる

次章では、電話代行を活用しながら応募者の印象を上げる“スクリプト設計”について、実例を交えて解説していきます。

応募者の印象を上げるスクリプト設計

電話代行を採用業務に組み込むうえで、最も重視すべきなのは**「応募者に与える印象」**です。
受付対応の第一声、言葉選び、情報の聞き方次第で、
応募者の「ここで働きたい／やめておこう」の判断が左右されることも少なくありません。

この章では、応募者の安心感と好感度を高めるスクリプト設計のコツを具体例とともに紹介します。

基本構成：採用電話スクリプトの流れ

1. 名乗りと会社名の明確な提示

「お電話ありがとうございます。○○株式会社、採用受付の□□でございます。」

• 会社名をはっきり名乗ることで、信頼感・安心感を与える
• 「採用受付」と明言することで、応募者の目的を確認しやすくなる

2. 応募者の要件を丁寧に確認

「本日はご応募に関してのご連絡でお間違いないでしょうか？」

• 用件の聞き取りは、事前に想定されたパターンに分類できるよう設計しておく
  （応募／面接変更／辞退／質問 など）

3. 必要事項のヒアリング

「差し支えなければ、お名前・ご希望の職種・ご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか？」

• 項目はあらかじめテンプレート化し、誰が対応しても情報に漏れが出ないようにする

4. 対応方法の案内・折返しの説明

「内容を担当者にお伝えし、折返しご連絡させていただきます。」

• 応募者は「今すぐ返事がほしい」と思っているケースも多いため、
  　“折返し時間の目安”を明示すると好印象

5. 応募のお礼と終話

「ご応募いただきありがとうございます。それでは、失礼いたします。」

• 感謝の言葉を添えることで、「大切に扱われている」印象を強化

印象アップのために避けたいNG表現

NG例	理由と改善案
「はい？」「え？」	ぶっきらぼうに聞こえ、応募者を萎縮させてしまう
「分かりません／ちょっと無理です」	ネガティブに聞こえる → 「担当者よりご案内させていただきます」が無難
「こちら、外注の電話代行ですので…」	他人事感を与える → 「採用受付」として一貫性を持たせることが大切

応募者の緊張を和らげる“ワンクッション”表現

よく使われる安心ワード	役割
「ありがとうございます、お電話お待ちしておりました」	緊張をほぐし、“歓迎されている”と感じさせる
「少々確認させていただきたいのですが…」	丁寧なヒアリングの導入として、強調感を抑えられる
「折返しまでお時間をいただきますが、必ずご連絡いたします」	応募者の不安（放置されるのでは）を事前に払拭できる

通知テンプレートにも配慮を

スクリプトでの対応が良くても、通知が乱雑だと社内対応で印象が悪くなります。
通知テンプレートも、応募者のトーンや希望を正しく伝える工夫が必要です。

推奨される通知要素	備考
応募者の基本情報（名前・連絡先）	誤記がないように丁寧な記録を徹底する
要件の内容	できれば箇条書き＋要約で記載
希望日時・時間帯の明記	折返し対応の効率化に直結する
感情トーンのメモ（例：「非常に丁寧な印象」）	応対の雰囲気共有により社内対応も円滑になる

スクリプト設計＝応募者との“最初の信頼契約”

設計のポイント	得られる効果
丁寧で明確な第一声	応募者が安心して話しやすくなる
テンプレ化されたヒアリング項目	情報漏れのないスムーズな社内連携が可能になる
感謝・敬意を示す終話フレーズ	応募者に「ここで働きたい」と思ってもらえる

次章では、こうしたスクリプトを活かしながら、
業種別・採用フェーズ別に電話代行をどう活用できるか？を実践的に整理していきます。

業種別・採用フェーズ別の活用シーン

電話代行サービスは、業種や採用活動のフェーズによって役割と効果の出方が大きく異なります。
この章では、「どんな事業形態・採用段階で、電話代行がどう役立つか」を具体的に整理し、
導入判断の参考になるよう実用的なパターンを紹介します。

業種別：導入効果が高い業界と活用例

1. 飲食業・サービス業（店舗型）

課題	電話代行の活用例
応募が営業時間中に集中する	接客中の着信を代行でカバーし、受付・折返しを自動化
店舗スタッフが採用対応に不慣れ	スクリプト化で誰が出ても一定品質の受付が可能に
応募の問い合わせに即対応できない	「何度かけてもつながらない」を防止 → 応募率アップ

→ スタッフの負担を減らし、印象アップにもつながる。

2. 医療・介護・福祉業界

課題	電話代行の活用例
応募者の連絡が診療・介助中に来る	常に誰かが電話に出る体制を構築
曜日や時間帯ごとの採用スケジュールが複雑	「曜日別の面接可能時間」などを代行が把握して案内
感情に敏感な職種なので応対品質が重要	優しい言葉づかいのスクリプトで応募者に安心感を与えられる

→ “誠実な対応”が求められる業種こそ、代行の丁寧さが強みになる。

3. 士業・事務所（小規模専門職）

課題	電話代行の活用例
応募は少ないが、対応が遅れると離脱されやすい	1件1件を丁寧に拾い上げる「小さな入口」を代行が担う
外出・打ち合わせ中の折返しが遅れがち	折返し時間の希望を聞き取り、スケジュールに沿って対応が可能に
書類提出などのやりとりも電話で発生する	スクリプトに「提出方法の案内」「受領確認」も含めて対応可能

→ 小規模ゆえに“応対力＝会社の印象”となる業種で特に効果的。

採用フェーズ別：どの段階で導入するか

フェーズ①：求人掲載直後（応募増加期）

• 電話代行の導入で、「すぐつながる体制」を整えることで応募数アップが狙える
• 応募者に「対応が早い会社」の印象を与えやすい

おすすめ活用： 応募受付・一次ヒアリング・要件分類のテンプレ運用

フェーズ②：面接スケジュール調整期

• 複数名の応募で調整業務が煩雑になる
• 変更・辞退・再調整の連絡が錯綜しやすい

おすすめ活用： 候補日ヒアリング・日程表更新・変更受付

フェーズ③：選考後～採用決定フェーズ

• 採用可否連絡や辞退確認の問い合わせが来る
• 最後の対応が雑だと、内定辞退や口コミ悪化につながる

おすすめ活用： 採用通知連絡の一次受付・辞退者の印象対応

導入効果は“業種×フェーズ”の設計で最大化される

業種・規模感	電話代行が強みを発揮するポイント
店舗型ビジネス（飲食・小売）	応募者の取りこぼし防止／営業時間内の電話応対分担
専門職・士業（小規模）	応募者対応の印象強化／丁寧な受付による信頼醸成
医療・介護・接客業	スクリプト対応による安心感の提供／現場負荷の軽減

採用のフェーズ	導入することで得られる効果
募集スタート直後	機会損失の防止・第一印象の確保
面接調整段階	担当者負担の削減・混乱の回避
採用通知・辞退対応段階	最終印象のコントロール・ブランドへの信頼感維持

次章では、採用活動に電話代行を活かしながら、「選ばれる会社」になるための運用戦略と仕組みづくりを提案します。

採用活動×電話代行で“選ばれる会社”になる方法

採用難の時代においては、「応募者に選ばれる会社」であること自体が競争力となります。
そして電話代行の導入は、単なる“業務の効率化”を超えて、
企業の印象形成・信頼醸成・採用ブランドの強化につながる武器となり得ます。

この章では、採用活動における電話代行の真価を活かし、応募者との信頼関係を築く運用戦略を紹介します。

第一印象で「信頼できる会社」と思わせる設計を

応募者にとって、電話の印象は「その会社と働く自分の未来を想像する材料」です。
たとえ小さな会社や個人事業主であっても――

• 受付の言葉が丁寧
• 折返しが迅速
• 対応が的確でブレない

というだけで、「ここなら安心して働けそう」と思ってもらえるのです。

→ 電話代行を導入するというだけでなく、どう見せるか・どう聞かせるかが非常に重要です。

採用チームに「受付のプロ」がいるという安心感

電話代行を採用受付として使うことで、応募者に対して：

• 「応募者への配慮ができる会社だ」
• 「採用をきちんと仕組みで管理している」
• 「担当者以外でもしっかり対応してくれる体制がある」

というポジティブな印象を与えられます。

→ 結果的に、内定辞退率の低下や、面接後のフォローに対する満足度の向上にもつながっていきます。

応募対応の「見える化」と「改善」を繰り返す

電話代行を活用すれば、以下のような数値や記録に基づいた振り返りが可能になります。

管理できる情報	改善への活用方法
受電件数・応対ログ	応募が集中する曜日・時間帯の傾向を分析し対策に活かす
クレーム・辞退理由の記録	応募者離脱の原因を可視化し、業務改善へつなげる
面接調整のやりとり履歴	ダブルブッキングや返信遅れの削減、テンプレート改善の材料にできる

→ 「対応品質を育てていく視点」で電話代行と付き合うことが、選ばれる会社づくりにつながります。

採用力は「印象」と「応対体制」の掛け算

どれだけ条件がよくても、どれだけ社内環境が整っていても、“最初の接点”でマイナス印象を与えれば応募者は来てくれません。

逆に言えば、

• 応募時の電話が丁寧だった
• 折返しが迅速だった
• 面接調整がスムーズだった

それだけで、「ここで働きたい」と思ってくれる応募者は増えていきます。

電話代行は“採用ブランディング”の入口になる

導入の目的を“印象管理”に置き換えることで得られる価値
「人を大切にする会社だ」と思われる
応募者が不安を感じることなく選考に臨める
離職リスクの低い人材から“選ばれる企業”へと印象を強化できる

おわりに：「採用受付＝未来の従業員へのファーストメッセージ」

採用活動において電話対応を軽視しないこと。
それは、応募者との最初の対話に「この会社はあなたを歓迎しています」という意思を込めることと同じです。

電話代行はその意思を“形にする手段”です。
応募者一人ひとりに、丁寧に・誠実に・迅速に向き合える体制を整えた会社こそ、
これからの人材市場で選ばれる存在になっていくでしょう。